Eisenhower, Eisenhauer? Genauso brachial wie das klingt, solltest du die Aufgaben loswerden, die dich nicht voranbringen!
Mit der Eisenhower-Methode kannst du deine To-Do-Liste einfach sortieren und bekommst eine Hilfe, zu entscheiden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind.
Du weißt dann außerdem, in welcher Reihenfolge du sie erledigen solltest und kommst schneller durch deine To-do-Liste.
Die wichtigsten Aufgaben des Tages fallen so automatisch in die Zeit, in der du geistig am frischsten bist und du kannst sie zügiger und besser erledigen.
Wenn du wichtige Aufgaben erst am Mittag bemerkst, machst du Überstunden
Auch deine Motivation solltest du nicht unterschätzen, da du deutlich besser drauf bist, wenn du morgens schon ein paar „Hämmer“ erledigt hast.
Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.
Nach Mark Twain solltest du also den hässlichsten Frosch direkt morgens essen (oder vielleicht küssen), da dann im Verlauf des Tages (meistens) nichts Schlimmeres mehr kommen kann. [note]Im Rahmen des Zeitmanagements wurde diese Idee übrigens von Brian Tracy populär gemacht.[/note]
Nichts ist außerdem nerviger, als wenn man kurz vor Feierabend bemerkt, dass noch etwas Wichtiges zu tun ist, was man nicht an einem anderen Tag erledigen kann und dann deshalb länger bleibt.
Jede Aufgabe, die du zu erledigen hast, lässt sich in wichtig oder unwichtig und dringlich oder nicht dringlich einteilen.
Dass du Aufgaben aus A automatisch zuerst bearbeitest, ist klar, da diese einen anspringen.
Oft wirst du aber unwichtige C-Aufgaben ohne nachzudenken zuerst erledigen, nur weil sie dringlich sind.
Danach kommst du dann erst zu denen aus B.
Manchmal gibt es auch an einem Tag so viele dringliche Aufgaben, dass du zu den nicht dringlichen, aber immens wichtigen B-Aufgaben gar nicht kommst.
Wenn alles dringlich ist, ist nichts mehr dringlich
Das geschieht meist deshalb, weil die „Dringlichkeit“ durch andere Personen festgelegt wird und nicht von dir selbst!
Wenn etwas nur mit genug Nachdruck vorgebracht wird, denken wir meist, dass es auch wichtig ist. Beugst du dich jedes Mal diesem Druck, kommst du oft erst sehr spät oder gar nicht zu den wichtigen, aber nicht dringlichen B-Aufgaben.
Davon musst du dich lösen!
Wie wichtig oder dringlich etwas ist, legst alleine du fest. Und zwar als Manager deiner Arbeitskraft. Nicht als stumpfer Befehlsempfänger, dem jeder etwas auf die To-Do-Liste schreiben darf.
Aufgaben, die unwichtig und auch nicht dringlich sind, gibt es meist gar nicht so viele, aber du solltest sie schnell erkennen und von deiner To-Do-Liste streichen.
Im richtigen Leben gibt es natürlich auch Graubereiche, also "weniger" wichtig oder "etwas" dringlicher.
Um die Erklärungen einfach zu halten, konzentriere ich mich auf die Extremfälle.
Du wirst die Einordnung in der Praxis mit ein wenig Übung von alleine hinbekommen!
Aber genug der Theorie, nun zu Beispielen aus dem Alltag!
1. Quadrant A (wichtig und dringlich):
Diese Aufgaben sind so bald wie möglich und persönlich zu erledigen.
Beispiele:
- (potenzieller) Notfall, z. B. Atemnot oder starke Brustschmerzen
- Blutentnahmen (wenn du sie selbst machen musst)
- Überblick über Neuaufnahmen und Geschehnisse der Nacht
Dass man einen Notfall sofort bearbeiten muss, sollte klar sein. Aber warum sind Blutentnahmen wichtig und dringlich?
Aus dem Ergebnis einer Blutentnahme folgt eine Entscheidung – oder zumindest sollte es so sein.
Folgt daraus keine Entscheidung, sollte sie abgesetzt werden.
Diese Entscheidung solltest du idealerweise schon bei der Visite treffen können, weil du dich dann nur ein einziges Mal am Tag komplett in die Geschichte eines Patienten eindenken musst.
Wenn du für alle Patienten mehrmals am Tag einen neuen Plan machen musst, arbeitest du doppelt und dreifach.
Im Umkehrschluss solltest du wirklich jede Blutentnahme kritisch hinterfragen, da du hier extrem viel Zeit einsparen kannst.
Wenn du das Blut nicht selbst abnehmen musst, ist noch größere Disziplin gefragt.
Ohne eigene Kosten ordnet man sonst schnell unnötige Diagnostik an und macht anderen Arbeit, die nicht nötig wäre.
Morgens ein grober Überblick
Als erste Handlung am Morgen empfiehlt sich ein kurzer Check der neu aufgenommenen Patienten.
Das heißt einen Blick auf Aufnahmediagnose, Vordiagnosen und geplante Diagnostik sowie eine Rückfrage bei der Pflege, wie es dem Patienten geht.
Es passiert leicht, dass man hier anfängt sich näher mit dem Patienten zu beschäftigen, aber das sollte erst in der Visite geschehen.
Morgens gilt es nur zu überprüfen, ob akuter Handlungsbedarf besteht, z. B. aufgrund des Zustandes des Patienten oder weil noch Diagnostik nachgemeldet werden muss.
2. Quadrant B (wichtig und nicht dringlich):
Diese Aufgaben müssen zu festen Zeiten geplant und dann auch bearbeitet werden. Alles andere musst du in diesen Zeiten abblocken.
Beispiele:
- Visite/Entlassungen
- Briefe
- Besprechung mit dem Oberarzt
- Sprechstunde für Angehörige
- Pausen
Eine frühe Visite ermöglicht einen Überblick über das, was noch kommt
Zunächst magst du denken, dass es doch egal ist, ob man die Visite um 10 Uhr oder um 14 Uhr fertig hat.
Das Problem daran ist aber, dass sich aus der Visite oft noch eine ganze Menge neuer Aufgaben für dich und andere ergeben.
Erst nach der Visite weißt du, was überhaupt noch alles zu tun ist und erst dann kannst du dir diese Aufgaben auf die verbleibende Zeit aufteilen.
Ein später Abschluss der Visite verschleppt den ganzen Tag und lässt weniger Zeit für die anderen wichtigen Aufgaben.
Außerdem beginnt die Pflege erst nach der Visite mit der Ausarbeitung deiner Anordnungen und die sollte fertig sein, bevor der Spätdienst kommt.
Auf diese Weise entlastest du automatisch deine Kollegen aus der Pflege und verbesserst so gleichzeitig dein Standing.
Eng verbunden mit der Visite sind die Entlassungen, die inzwischen in vielen Kliniken vor einer gewissen Uhrzeit stattfinden sollten.
Dies wird auch statistisch erfasst und pro Station ausgewertet. Ich bin dagegen, die eigene Arbeit nach solchen Zielvorgaben auszurichten, in diesem Fall ist es aber sinnvoll.
Briefe solltest du spätestens am Vortag der Entlassung diktieren
Ich bin ein großer Fan davon, Briefe schon früh nach der Aufnahme zu beginnen und am Vortag der Entlassung noch kurz anzupassen.
So wird man sich schnell klar, welches Problem der Patient eigentlich hat und man kann das Diktieren gut planen.
Zum Thema Arztbriefe schreiben gibt's auch einen eigenen Artikel, mit mehr Tipps zum Zeitsparen.
Späte Oberarztbesprechung = Überstunden
Gehen wir (in den konservativen Fachrichtungen) mal davon aus, dass eine Besprechung 20 Minuten oder länger dauert. In Folge bekommst du noch einige Aufträge, die am selben Tag erledigt werden müssen, sagen wir mindestens von 30 Minuten Dauer.
Jede Besprechung, die also (nach großzügiger Rundung) weniger als eine Stunde vor normalem Ende der Dienstzeit stattfindet, wird automatisch zu Überstunden führen.
Nun kommt dein Oberarzt aber generell immer erst 5 Minuten vor Ende der normalen Arbeitszeit zu dir und zerstört so jede Planung. (Nach so etwas darf man durchaus auch während einer Hospitation fragen)
Was kannst du tun?
- Offen ansprechen und Termin vorlegen. Hast du eine gute Beziehung und der andere früher überhaupt Zeit, kann das klappen.
- Die Besprechung über den Tag verteilen. Alle Fragen, die möglicherweise einen Rattenschwanz an Arbeit nach sich ziehen, solltest du so früh wie möglich stellen. Dabei ist es sinnvoll, immer einige Fragen zu sammeln, um nicht alle 5 Minuten beim Vorgesetzten anzurufen. Dieses Vorgehen wird, je nach Persönlichkeit deines Oberarztes, zu Irritation führen. Der ideale Moment um einen festen, aber frühen Termin anzusprechen!
Auf die Sprechstunde für Angehörige gehe ich in meinem Artikel über Zeitmanagement für Ärzte detaillierter ein.
Ohne Pause gefährdest du dich und andere
In keinem anderen Job, in dem Menschenleben durch Müdigkeit gefährdet werden, wird so wenig auf Pausen geachtet, wie in der Medizin.
Kein LKW-Fahrer oder Pilot, kein Fließbandarbeiter oder Kassierer arbeitet ohne Pause durch.
Wenn dir 30 oder 45 Minuten am Stück zu viel erscheinen, dann stell dir einen Timer auf 5 Minuten und schau aus dem Fenster, oder iss dein Brötchen.
Du holst diese Zeit locker wieder rein, wenn dein Gehirn nach der Pause nicht mehr so matschig ist.
Denk auch daran, dass du ohne Pause immer mehr Fehler machst.
Diese bemerkst du zwar meist selbst oder ein anderer, aber die Korrektur kostet auch Zeit und irgendwann rutscht mal was durch.
3. Quadrant C (unwichtig und dringlich):
Diese Aufgaben solltest du an andere delegieren oder automatisieren.
Geht das nicht, erledigst du sie nach A (wichtig + dringlich) und vor oder nach B-Terminen (wichtig + nicht dringlich)
Beispiele:
- Die meisten Anrufe/Anfragen von außerhalb
- Transport irgendwelcher Dinge quer durchs Haus
- Pflegerische Aufgaben
Leite den Druck von dir weg
Anrufe und Anfragen von außerhalb sind eher weniger wichtig als unwichtig.
In den meisten Fällen ist es aber nicht notwendig, sofort alles stehen- und liegenzulassen, um diese Anfragen entgegenzunehmen.
Es reicht vollkommen, Name und Nummer notieren zu lassen und die Rückrufe dann gesammelt durchzuführen.
Wartest du auf einen Rückruf, liegt der Fall anders, aber du solltest deine Umgebung darauf trainieren, dir nicht einfach jedes Telefonat weiterzuleiten oder ein Telefon ans Ohr zu drücken!
Hier ist Hartnäckigkeit gefragt, weil sich eine leichte Möglichkeit ergibt, ein Problem sofort an dich abzugeben.
Gewöhne dir an, immer erst zu fragen, wer am Telefon ist und um was es geht.
Lehne es ab, dir ohne irgendeine Info ein Telefon ans Ohr drücken zu lassen.
Im schlechtesten Falle ist es das Stationstelefon, was du dann noch zurückbringen musst.
Warum passiert das so häufig?
Eine Anfrage am Telefon erzeugt massiven Druck für denjenigen, der sie entgegennimmt.
Um diesen Druck loszuwerden, gibt er die Anfrage sofort an dich weiter.
Wenn du jetzt nur abblockst, wirst du auf wenig Verständnis stoßen und keine Verbesserung der Situation erzeugen.
Schaffe also ein System, was den Druck auffängt, ohne dass du immer verfügbar sein musst.
Das könnte z.B. mit einem Telefonscript gehen, so wie dieses:
Die gefühlte Dringlichkeit des Anrufers wird hier gar nicht abgebildet.
Wenn es um eine zeitkritische Frage geht, wird der Anrufer diese Information mit seiner Nummer hinterlassen und du kannst immer noch kurzfristig zurückrufen.
Wichtig bei diesem System ist, dass alles aufgeschrieben wird, und diese Zettel auch den Weg zu dir finden!
Du bist kein Bote!
Manchmal scheint es so, als ob du selbst der einzige bist, die etwas von A nach B transportieren kann und dein Umfeld wird dich nicht korrigieren.
Fordere Transporteure oder grüne Damen an, beauftrage Pflege oder Pflegeschüler.
Wenn du tatsächlich selbst gehen musst, dann kombiniere den Weg mit einer weiteren Aufgabe.
Auch telefonieren kann man unterwegs. Hier geht sonst sehr viel Zeit verloren!
Du bist keine Pflegekraft!
Du sollst kein Unmensch sein, der einem Patienten nicht mal einen Schluck Wasser ermöglicht, aber es muss zeitlich begrenzt sein.
Wenn ich sehe, dass Ärzte Patienten füttern, weil die Pflege keine Zeit hat, kann ich nur den Kopf schütteln.
Es ist sehr schade, dass unser System so überlastet ist, dass das überhaupt vorkommen kann, aber hier muss die Hierarchie eingehalten werden.
Wenn du es schaffst, pflegerische Aufgaben zu erledigen UND pünktlich zu gehen, dann bitte ich dich, mir beizubringen, wie das geht. (Das meine ich ernst!→ Kontakt)
4. Quadrant D (unwichtig und nicht dringlich):
Diese Aufgaben solltest du gar nicht bearbeiten. Abblocken, absagen, ausweichen!
Beispiele:
- Pharmavertreter, der sich „mal vorstellen möchte“
- Private Gespräche
Du bist nicht verpflichtet mit einem Pharmavertreter zu sprechen, auch wenn diese das durch geschickte Gesprächsführung oft so wirken lassen.
Lass sie ihre Mitbringsel ablegen und sag, dass du später darauf schaust.
So einfach wie hier wirst du nie Zeit sparen!
Privates nicht ausufern lassen
OK, jetzt wird's ein bisschen gemein. Ich bin der letzte, der nicht gerne schnackt und seine Kollegen und das Team besser kennenlernt.
Du solltest dir nur klar darüber werden, dass du dafür später länger arbeiten musst.
Für mich ist es das meist wert, insbesondere an ruhigen Tagen, aber du solltest das immer im Hinterkopf behalten.
Es ist nicht unhöflich ein Gespräch etwas früher zu beenden, wenn du noch etwas zu tun hast, dein Gesprächspartner aber geistig schon im Feierabend ist.
Abgrenzung ist das Stichwort
Das Verständnis hilft dir dabei, unwichtige, aber dringliche (bzw. dringlich wirkende) Aufgaben abzublocken oder zu delegieren und dich erst einmal den wichtigen Sachen zu widmen.
(Wenn du besser im Delegieren willst, dann kannst du das in meinem kostenlosen siebenteiligen Mini-Kurs lernen. Melde dich dazu einfach bei meinem Newsletter an!)
Unwichtige, aber dringliche Aufgaben werden meist von anderen vorgebracht. Daher ist Zeitmanagement für Ärzte zu einem großen Teil die Kunst, andere davon abzuhalten, deine Aufmerksamkeit zu beanspruchen.
Die anderen wollen dir zwar nichts Böses, Ihnen ist es aber auch egal, wie du durch den Tag kommst. Und darum sollst du natürlich ihre Aufgaben am besten sofort erledigen.
Wenn du die Eisenhower-Methode im Hinterkopf hast, weißt du, warum es sinnvoll ist, oft „Nein.“ oder „Nein, später.“ zu sagen.
Die Methode in der Zusammenfassung
- Male dir die Eisenhower-Matrix einmal auf.
- Schreibe jede Aufgabe, in den passenden Quadranten.
- Lösche unwichtige, nicht dringliche D-Aufgaben (die gibt es selten).
- Bearbeite wichtige und dringliche A-Aufgaben.
- Jetzt wichtig und nicht-dringlich (der entscheidende Schritt!) (C-Aufgaben)
- Zuletzt dringlich, aber nicht wichtig (B-Aufgaben)
- Neu auftretende Aufgaben sofort zuordnen und wieder bei 2. beginnen.
Nach einer Weile verinnerlichst du die Struktur und musst es nicht mehr auf dem Papier nachvollziehen.
Was kannst du jetzt sofort tun, um Nutzen aus der Methode zu ziehen?
Fang schon einmal zur Übung an und schreibe zehn Aufgaben auf, die dir für den nächsten Arbeitstag einfallen.
Füge danach fünf Aufgaben hinzu, die häufig im Laufe des Tages aufkommen, es können auch beispielhafte Aufgaben sein.
Führe dann die Zuordnung durch, wie oben beschrieben und überlege, ob sich an der Reihenfolge deiner Bearbeitung etwas ändern würde.
Setze dir zum Ziel, die Eisenhower-Methode morgen direkt auszuprobieren!
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