Es fällt mir oft schwer, gute Tipps umzusetzen, die ich irgendwo lese oder höre.
Ich denke mir beim Lesen: “Ja klar, logisch.” oder “Das probiere ich morgen mal.”
Aber am Ende vergesse ich es schlicht oder weiß dann nicht, wie ich es auf meine Situation anwenden kann.
Je allgemeiner ein Konzept ist, desto mehr kann man dadurch bewirken. Aber desto schwerer fällt es auch, mit der Umsetzung zu beginnen.
Gerade Zeitmanagement oder die Priorisierung per Eisenhower-Methode sind tolle Werkzeuge, aber du weißt vielleicht nicht, wo du anfangen sollst.
Daher folgen jetzt sieben häufige Zeitfresser für Ärzte, die du konkret angehen kannst.
Such dir einen davon heraus und mach dich morgen an die Umsetzung!
1. Du hängst in Besprechungen fest
“Entweder bespricht man sich oder man tut seine Arbeit. Man kann nicht beides zur gleichen Zeit machen.” - Peter Drucker
Besprechungen helfen dir im besten Fall zu wissen, was deine Arbeit überhaupt ist. Im schlechtesten Fall dienen sie deinem Chef dazu, Monologe zu halten, während die ganze Abteilung zuhört. (auch laut Stern muss sich genau das ändern)
Wenn in einer Besprechung zwölf Personen für 20 Minuten gebunden sind, entspricht das einer halben Stelle, die wegfällt. (12 * 20 Minuten = 4 Stunden verlorene Arbeitszeit).
Feste Morgenbesprechungen, in denen die meisten Themen nicht für alle Anwesenden interessant sind, lassen ganze Abteilungen mit angezogener Handbremse in den Tag starten.
Ob eine Besprechung für dich persönlich wichtig ist, lässt sich einfach feststellen:
Kannst du deine Arbeit tun, obwohl du nicht da warst?
(z.B. weil dein Zug Verspätung hatte)
Lassen sich die für dich relevanten Informationen in einer Minute zusammenfassen?
Ist die Antwort zweimal “Ja”, dann solltest du alles daran setzen, diesen Besprechungen fernzubleiben.
Das wird natürlich nicht gerne gesehen, daher musst du die individuelle Schmerzgrenze deines Chefs herausfinden.
Was passiert, wenn du einfach fernbleibst? Was passiert, wenn du zu spät kommst? Oder wenn du angerufen wirst und dann gehen musst?
Es gibt hier kein Patentrezept, aber jede Minute Besprechung, bei der du nicht anwesend bist, ist ein Geschenk.
Der erste Schritt für morgen: Überlege, welche Besprechung auch mal ohne dich auskommt.
2. Dein Arbeitsplatz ist nicht aufgeräumt
“Ich finde alles auch so, das ist kreatives Chaos!”
Hast du das schon einmal von jemandem gehört oder selbst gesagt?
Es mag sein, dass man unter Bergen von Zeug auch anderes Zeug finden kann, aber darum geht es gar nicht.
Es geht darum, dass es schon deine geistigen Ressourcen belastet, wenn du nur dort sitzt.
Ein unaufgeräumtes Arbeitsumfeld erzeugt ständig visuelle Reize, die einen kleinen Teil deiner Aufmerksamkeit beanspruchen, weil sie dich ständig aufs Neue daran erinnern, was du noch zu tun hast.
Ungefähr so, wie wenn du am Computer etwas schreiben willst, aber nebenher noch ein Video läuft.
Es mag nur fünf Prozent deiner Aufmerksamkeit beanspruchen, aber über die Zeit zeigt es Wirkung.
An einem guten Tag kannst du dich vielleicht zu 90 Prozent fokussieren, da macht es dir nichts aus, wenn dein unaufgeräumter Arbeitsplatz dich auf 85 Prozent zieht.
Aber stell dir einen Freitagnachmittag im Herbst vor. Alle Kollegen sind krank, du machst gefühlt die doppelte bis dreifache Arbeit und setzt dich jetzt hin, um noch ein wenig zu dokumentieren.
Du bist ausgelaugt, du bist auf 20 Prozent.
Und dann zieht dich deine Arbeitsumgebung noch auf 15 Prozent runter.
“Not funny!” würde Mr. Trump da sagen.
Die Lösung ist einfach:
Einmal Ordner, Ablagefächer, Nachschub für den Tacker usw. besorgen. Entweder bei der Stationssekretärin, in der zentralen Bestellung oder einfach die 20 Eur selbst bezahlen (und dann von der Steuer absetzen).
Jedes “Ding” auf deinem Schreibtisch muss seinen Ort haben.
Zu bearbeitende Dokumente kommen in ein Ablagefach, welches du regelmäßig durchgehst. Da du weißt, dass du das Fach regelmäßig abarbeiten wirst, kann deine mentale Ressource für etwas anderes verwendet werden.
Der erste Schritt für morgen: Ordner und Ablagefächer besorgen.
3. Du reagierst den ganzen Tag nur
Laufwege sind dein Tod! Jedes Mal, wenn du bei irgendeiner Tätigkeit unterbrochen wirst, musst du entweder mit den Beinen Extrastrecke laufen oder mit dem Gehirn.
Dieses mentale Umschwenken ist nicht nur nervig, sondern kostet mehr Zeit, als die neue Aufgabe ohnehin schon hinzufügt.
Du kannst nämlich im Anschluss an die ungeplante Arbeit nicht wieder dort weitermachen, wo du aufgehört hast.
In einer Studie wurde die Zeit, bis man wieder richtig tief in einem Thema drin ist, mit bis zu 15 Minuten beziffert.[note]https://www.apa.org/research/action/multitask[/note]
Aber selbst, wenn es nur fünf Minuten wären...
Stell dir vor, jeder kurze Anruf oder jede unwichtige Information fügt deinem Tag zusätzlich fünf Minuten hinzu!
Und zwar unabhängig davon, wie lange du unterbrochen wurdest.
Am anderen Ende des Spektrums steht das gesammelte Abarbeiten gleichartiger Aufgaben, auch Batching genannt.
Die wichtigsten Beispiele sind Visite, Arztbriefe schreiben, Angehörigengespräche usw. Also alles vorhersehbar, aber gerne und oft durch Schein-Notfälle unterbrochen.
Du musst dir über zwei Dinge klar werden:
- Durch was werde ich häufig unterbrochen?
- Wann werde ich unterbrochen?
Hast du diese Informationen gesammelt, kannst du systematisch an Lösungen arbeiten.
Vielleicht können Aufgaben von anderen gesammelt werden und du holst sie dir zu bestimmten Uhrzeiten ab. Oder du legst die wichtigen, planbaren Aufgaben in Zeiten, in denen es meist etwas ruhiger ist.
Perfekt planbar wird dein Tag nie sein, aber manchmal bringt es schon etwas, wenn man überhaupt einen Plan hat.
Der erste Schritt für morgen: Unterbrechungen bewusst wahrnehmen und notieren.
4. Du schaust immer wieder dieselben Informationen nach
Suchen ist wie Laufen - eine Tätigkeit ohne Wertschöpfung. Jede Sekunde hier ist verschwendet und du solltest es kritisch hinterfragen, wenn du häufig nach Informationen suchst.
Das heißt nicht, dass du alles wissen musst, sondern dass du wissen musst, wie du schnell an gute und relevante Informationen kommst.
Der Trick ist, unterschiedlich viel Zeit in die Aufbereitung von Fakten zu stecken, je nachdem wie häufig sie gebraucht werden.
Informationen, die du täglich oder sogar stündlich brauchst, merkst du dir irgendwann automatisch.
Informationen, die man einmal im Jahr braucht, sucht man meist wieder aufs Neue. Schon hier ist es sinnvoll, wenn du dir einen kleinen Verweis an einem zentralen Ort hinterlegst, insbesondere dann, wenn du lange gesucht hast.
Richtig interessant wird es in der Mitte. Also bei Informationen die man alle paar Tage oder Wochen braucht.
Es gibt sicher Menschen, die sich auch dann alles merken können, ich gehöre nicht dazu.
Wenn man für diese Informationen immer wieder Zeit mit Suche verschwendet, dann fühlt sich das im jeweiligen Moment gerechtfertigt an. Es geht ja um etwas eher Seltenes.
Aber da das Abspeichern der Quelle heutzutage nur einen Bruchteil der Suchzeit kostet, ist hier sehr viel Zeit herauszuholen. (wenn du richtig ins Detail gehen willst, dann lies meinen Artikel über Wissensverwaltung für Ärzte)
Ein Nebeneffekt ist, dass man jedes Mal, wenn man anfängt etwas Nachzuschlagen, sehr leicht von anderen Dingen abgelenkt werden kann.
Der erste Schritt für morgen: Jede Information, die du in den letzten zwei Wochen schon einmal suchen musstest, kurz vermerken.
5. Du wirst von jeder eingehenden E-Mail abgelenkt
Jedes Piepen verlangt eine Entscheidung von dir.
Soll ich die E-Mail anschauen oder nicht? Ist meine aktuelle Arbeit wichtiger oder die eintreffende Nachricht?
Es kostet Willenskraft Ablenkungen zu ignorieren. Über die meisten Ablenkungen hast du keine Kontrolle, aber über diese schon!
Schalte jegliche Benachrichtigungen aus, die dich auf neue E-Mails hinweisen! Das gilt insbesondere für Geräusche, aber auch für Pop-up-Fenster.
Nichts, was per E-Mail kommt, kann so wichtig sein, dass du es sofort lesen musst. Am besten legst du zwei Uhrzeiten fest, zu denen du deine E-Mails checkst, z.B. morgens um 9 Uhr und irgendwann am Nachmittag, z.B. um 15 Uhr.
Dazwischen hast du mit E-Mails nichts zu tun und kannst dich auf andere Dinge konzentrieren.
Ein weiterer Vorteil, der sich aus den festen Zeiten ergibt, ist, dass du alle E-Mails nacheinander abarbeiten kannst. Das geht schneller, als wenn du dich im Laufe des Tages immer wieder mit einzelnen Antworten beschäftigst.
Der erste Schritt für morgen: E-Mail-Programm stumm schalten.
6. Du machst keine Pause
Ein kleines Geheimnis für stressfreies Arbeiten ist, dass Energiemanagement viel wichtiger als Zeitmanagement ist.
Der perfekt geplante Tag fällt sofort auseinander, wenn du nicht mehr die Energie hast, deinen Plan durchzuführen.
An erster Stelle sollte also stehen, dein Energielevel entsprechend hoch zu halten und das geht nur mit regelmäßigen Pausen.
Es ist sehr schwierig, bewusst Pause zu machen, insbesondere wenn man gerade zig Probleme jongliert.
Oft verlierst du auch die Zeit aus den Augen und vergisst schlicht, auch nur einen Schluck zu trinken.
Meine Lösung: ein Vibrationsalarm deines Smartphones, der dich alle 60-90 min daran erinnert, ein Glas Wasser zu trinken und deinen Geist für eine Minute zu entspannen.
Kurzfristig könntest du sicher durchpowern und in der Gesundheitsbranche ist es ja auch fast normal, wenn man seinen eigenen Körper ignoriert, um anderen zu helfen.
Langfristig gehen die Leute dann kaputt, entweder körperlich oder psychisch und es wundert auch niemanden.
Es ist eher OK, wenn man ein halbes Jahr mit Burnout oder Depression fehlt, als wenn man täglich seine gesetzlich vorgeschriebenen Pausen nimmt.
Hier muss jeder selbst entscheiden, mein Standpunkt sollte klar sein.
Der erste Schritt für morgen: Smartphone mit Erinnerung programmieren.
7. Du bist zu perfektionistisch
Bei vielen Arbeiten kosten gerade die letzten Prozent sehr viel Zeit und Energie.
Wenn es um eine patientennahe Tätigkeit geht, investiere ich diese gerne.
Jede Prozedur, und sei es nur das Legen eines Venenzugangs, sollte mit dem Ziel der Perfektion angegangen werden, die man sowieso nie erreicht.
Aber es gibt Tätigkeiten, da reicht gut genug, allen voran das Arztbriefe schreiben.
Beim Arztbrief muss der Dokumentationspflicht Genüge getan werden und die Leser brauchen glasklare Informationen.
Die Form des Langtextes ist mehr als nebensächlich.
Es ist völlig egal, wenn fünf Sätze in Folge mit dem gleichen Wort beginnen oder der eine oder andere Satz nicht ganz Pulitzerpreis-verdächtig ist.
Hin- und Herüberlegen kostet Zeit. Es interessiert am Ende keinen. Spar es dir!
Gleiches gilt auch für fast alle anderen Arten von schriftlicher Dokumentation. Hier geht es um juristische Stichhaltigkeit und darum, dass Kollegen nachts um drei etwas damit anfangen können.
Es macht nichts, wenn du immer die gleichen Redewendungen oder Abkürzungen benutzt.
Kurz und prägnant schlägt die elegante Phrase!
Der erste Schritt für morgen: Lass deinen inneren Goethe mal zu Hause.
